Una central telefónica, también conocida como PBX (Personal Department Alternate), es un sistema que permite a las empresas gestionar sus comunicaciones telefónicas internas y externas. Actúa como una infraestructura centralizada que conecta las líneas telefónicas internas de la empresa y facilita la realización de llamadas internas y externas.
Los sistemas PBX funcionan mediante VoIP (protocolo de voz por Web) o a través de líneas telefónicas analógicas o digitales. Con un sistema telefónico PBX, la línea telefónica física que llega a su empresa puede dividirse en varias líneas, lo que le permite admitir más teléfonos. Y lo que es mejor, las llamadas entre usuarios son gratuitas.
Hay tres variantes de centralita telefónica: analógica, digital o alojada en la nube. Una centralita analógica o de línea fija utiliza la purple telefónica pública conmutada (RTPC), y cada vez son menos frecuentes. Una centralita digital utiliza la conexión a Web y el ancho de banda y puede ofrecer funciones adicionales y más inteligentes para la empresa moderna a un bajo coste.
Es el sistema telefónico tradicional dentro de la oficina, y existe desde hace décadas. Se conecta mediante líneas POTS (Plain Previous Phone Service) a la PSTN (purple telefónica pública conmutada). La PBX gestiona las llamadas telefónicas, incluso las transmisiones de fax, mediante líneas telefónicas físicas. El sistema telefónico analógico PBX permite realizar y transferir llamadas dentro de la ubicación. También gestionan las llamadas entrantes y salientes utilizando líneas externas.
VoIP o IP PBX representa una versión más reciente de la centralita telefónica privada. Tiene las mismas funciones que una centralita tradicional, pero también ofrece muchas prestaciones adicionales. Además, puede ser una opción más rentable. En lugar de utilizar las líneas telefónicas tradicionales, la centralita IP utiliza el protocolo de Web. La voz se convierte en datos que se transmiten por Web y luego se vuelven a convertir en voz para el receptor.
Con una centralita IP, el mantenimiento y el crecimiento son bastante sencillos. También tendrá acceso a funciones de comunicaciones unificadas como movilidad BOYD (Deliver Your Personal Machine), videoconferencia y mensajería, de las que son incapaces los sistemas PBX analógicos. Además, la centralita IP también funciona fuera de una única ubicación.
Estas centrales se instalan físicamente en las instalaciones de la empresa. Requieren {hardware} específico y los teléfonos se conectan directamente a la infraestructura native. Ofrecen mayor management y privacidad, pero implican una inversión inicial más alta y requieren mantenimiento y actualizaciones por parte de la empresa.
Estas centrales están alojadas en servidores remotos y se accede a ellas a través de Web. No requieren {hardware} native y ofrecen flexibilidad y escalabilidad. Los proveedores de servicios se encargan del mantenimiento y las actualizaciones, lo que scale back la carga de trabajo para la empresa. Sin embargo, dependen de una conexión a Web estable.
| Centrales telefónicas en la nube | Centrales telefónicas locales | |
|---|---|---|
| {Hardware} necesario | Cableado físico, sistema PBX y teléfono fijo | Routers y dispositivos conectados a Web |
| Presupuesto | OpEx; – Menores costes iniciales; – Cuotas mensuales de suscripción; – Tarifas de llamada más bajas o gratuitas. | CapEx or CapEx + OpEx; – Costes iniciales más elevados; – Tarifa mensual más baja o nula; – Tarifas de llamada más bajas o gratuitas. |
| Escalabilidad | Fácil de ampliar. Un solo sistema permite añadir ubicaciones fácilmente. | Disponer de la máxima capacidad del sistema. Algunos sistemas son fácilmente escalables con módulos de telefonía. |
| Movilidad | Apoyo a la accesibilidad con conexión a Web | Apoyo a la accesibilidad con conexión a Web |
| Mantenimiento | Gestionado por el proveedor | Autogestión |
| Controlar | Accesibilidad limitada al servidor. Pero tienes management sobre las funciones de telefonía. | Management complete sobre cada detalle. |
Gestión eficiente de las comunicaciones: La PBX permite administrar y controlar las llamadas internas y externas de la empresa de manera eficiente. Puede direccionar las llamadas a los extensiones correctas, gestionar conferencias telefónicas, grabar llamadas, proporcionar música en espera, entre otras funciones.
Ahorro de costos: Al utilizar una central telefónica PBX, las empresas pueden ahorrar costos en llamadas internas, ya que estas se realizan a través de la purple interna de la PBX sin incurrir en cargos adicionales por minutos o tarifas de telefonía tradicional.
Funcionalidades avanzadas: Las PBX ofrecen una amplia gama de funcionalidades, como contestador automático, IVR (Interactive Voice Response), transferencia de llamadas, seguimiento de llamadas, histórico de llamadas, entre otros. Estas características mejoran la productividad y la eficiencia de las comunicaciones.
Escalabilidad: Las PBX son escalables y permiten agregar líneas telefónicas y extensiones según las necesidades de crecimiento de la empresa. Esto facilita adaptarse a cambios en la estructura organizativa o al aumento en el volumen de llamadas.
Management y personalización: Las empresas tienen un mayor management sobre su sistema de comunicaciones al utilizar una PBX. Pueden personalizar las configuraciones según sus necesidades específicas, establecer restricciones de llamadas, programar horarios de atención, and so forth.
Integración con otras tecnologías: Las PBX pueden integrarse con otras herramientas y sistemas empresariales, como CRM (Buyer Relationship Administration), software program de colaboración, correo de voz, mensajería instantánea, entre otros. Esto permite una comunicación más fluida y una mejor gestión de las interacciones con los clientes.
Al seleccionar una central telefónica para tu negocio, considera los siguientes aspectos:
Evalúa el tamaño de tu empresa, el volumen de llamadas y las funcionalidades necesarias, como IVR, grabación de llamadas o integración con CRM.
Determina el presupuesto disponible y evalúa si prefieres una solución native con una mayor inversión inicial o una solución en la nube con pagos recurrentes.
Asegúrate de que la central telefónica pueda crecer y adaptarse al crecimiento de tu negocio sin problemas.
Verifica si la central telefónica es suitable con tus sistemas actuales y si ofrece integraciones con otras herramientas empresariales relevantes.
Investiga el nivel de soporte y mantenimiento brindado por el proveedor para garantizar un funcionamiento continuo y la resolución rápida de problemas.
Asegúrate de que el proveedor ofrezca medidas de seguridad robustas y redundancia para garantizar la continuidad de las comunicaciones.
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